האוגר, הלהטוטן ומכפיל הזמן

    מה ההבדל בין "ניהול זמן" ל"ניהול עצמי"? כיצד לדרג סדרי עדיפויות? האם באמת אפשר לנהל את הזמן שברשותנו בלי לרוץ אחוזי תזזית ממשימה למשימה? 

    המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן

    - כתבה ראשונה בסדרה -

    תארו לעצמכם אוגר בגלגל: רץ ורץ ולא מגיע לשום מקום. הייתם רוצים להיות במקומו?

    כעת תארו לעצמכם להטוטן עם כדורים: שניים, שלושה, ארבעה... עשרה. הייתם רוצים להיות במקומו?

    ו...לחדשות הפחות נעימות: אם אתם קוראים כתבה זו, סביר להניח שאתם אחד מן השניים: אוגר בגלגל או להטוטן כדורים. כך, לפחות, אתם נראים בכל מה שנוגע לניהול הזמן שלכם.

    אל תיעלבו. אתם לא לבד. רוב בני האדם כיום מנהלים את חייהם כאחוזי תזזית:  רצים ממשימה אחת לשנייה (מודל האוגר) או מג'נגלים כלהטוטנים את סדר היום שלהם בין המשימות. לא כי אין ברירה. פשוט, ככה לימדו אותנו אבותינו בכל מה שקשור לניהול זמן.

    המושג "ניהול זמן" נולד בסוף שנות החמישים של המאה העשרים והיה בעצמו תולדה של מהפכת פסי הייצור של תחילת אותה מאה. מי שראה את סרטו המבריק של צ'רלי צ'פלין, "זמנים מודרניים",  ואת הרפתקאותיו האומללות על פס הייצור, יבין בוודאי את המשוואה.

    שם המשחק בניהול זמן היה באותה תקופה: יעילות. כל דבר נמדד בזמנים והעובד המצטיין היה זה שהצליח להפיק את התוצרת במינימום זמן ובמקסימום יעילות. בסוף המחצית הראשונה של המאה שעברה הועתק המודל החד-ממדי הזה למסגרת החיים בעבודה ובבית כאחד.
    התוצאה, כפי שאמרנו, הייתה אחת: אנשים רצו ממשימה למשימה ובכל זאת לא הספיקו את כל מה שהיה עליהם לעשות.

    המודל הבא, הדו-ממדי, נולד בסוף שנות השמונים ואביו-מולידו הוא סטיבן קבי (Cavey), שלימד אותנו לנהל את הזמן שלנו לפי סדרי עדיפויות. כיום זה נשמע מובן מאליו: עורכים רשימת מטלות ואחר כך בוררים אותן לחשובות יותר וחשובות פחות.
    כך קורה שמשימה 7 ברשימה המקורית עשויה להתקדם למשימה הראשונה, כי היא חשובה יותר או, לכל הפחות, דחופה יותר.

    המודל הזה אמנם סיפק לאדם המודרני טכניקה יעילה יותר לניהול הזמן, ו...כן: המשימות החשובות ביותר זכו לתשומת הלב הראויה להן, אבל מה עם כל השאר? הללו הצטברו והצטברו והתוצאה הייתה שרוב בני האדם כיום מוצאים עצמם מלהטטים בין המשימות.
    אנו מצוידים ביומנים דיגיטליים, תזכורות מצפצפות עצמן לדעת מהמחשב ומהטלפון הסלולרי ובכל זאת רובנו חיים בהרגשה שאנחנו לא מספיקים כלום. איך ייתכן?

    הסיבה היא שאת הזמן אי אפשר לנהל. הוא מתקתק את עצמו בלי קשר לכמות המשימות שעומדות לפניכם. שם המשחק היום הוא ניהול עצמי והוא יאפשר לכם להיכנס למועדון האקסקלוסיבי של מכפילי הזמן.

    יש אנשים שהם מכפילי זמן טבעיים. האחרים צריכים ללמוד איך לעשות זאת. בסדרת כתבות זו תלמדו את ארבע הדרכים לניהול עצמי נכון: האלימינציה (לדעת לומר לא), האוטומטיזציה, האצלת סמכויות ולבסוף – השהייה מכוונת. כל אלה יחדיו מהוות את הדרך החדשה לניהול עצמי נכון, בלי רגשות אשמה ובלי תחושת חנק. הללויה!

    לכתבה הבאה בסדרה >>


    • אודות אימון מנהלים
    • אודות אימון מנהלים
      המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

      התכניות שלנו לאימון מנהלים

    להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

    להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

    לא כל משימה דורשת פניוּת מחשבתית ייחודית. אילו משימות נוכל להפוך לאוטומטיות ובכך להוריד אותן מרשימת המטלות שלנו?

    המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן –

    - כתבה שלישית בסדרה -

    לכתבה הקודמת בסדרה >>

    נתחיל בסיפור ישראלי אותנטי: בשנות הששים, במסגרת חיזוק הקשרים עם אפריקה, הגיע נציג ישראלי לכפר נידח וצפה בנשות הכפר משקות את ערוגות הירק. הנהר היה רחוק והנשים עלו וירדו במשך שעות עם דליים על ראשיהן. –איזו עבודה מפרכת ומיותרת– חשב הישראלי ושרטט בפני ראש הכפר בהתלהבות את תכניתו להנחת צינורות השקיה. לתדהמתו, סירב ראש הכפר להצעה. "למה?", שאל הנציג הישראלי המתוסכל. "זה ייתן להן יותר מדיי זמן לחשוב", הסביר ראש הכפר.

    אוטומטיזציה הוא אחד המאפיינים הבולטים של התרבות המודרנית. למרות זאת, רובנו מרגישים שאין לנו זמן לנשום בין מטלות העבודה, המשפחה ו... החיים בכלל. המושג ניהול זמן, שנולד במחצית השנייה של המאה העשרים, התמקד ביעילות כמדד לניהול מוצלח. בהמשך התווסף השיקול של סדרי עדיפויות,  אך שניהם גם יחד לא נותנים מענה שיאפשר לאדם הממוצע לתמרן בין כמות המשימות המצטברת.

    רורי ויידן בחן התנהלות של מכפילי זמן(מולטיפליירים) - אנשים בעלי כישרון טבעי לניהול זמן, ומתוכו פיתח מודל חדש, המורכב מארבעה שלבים של טיפול במשימות. בכל שלב שאלת הבסיס צריכה להיות: כיצד הפעולה שלי היום תשפיע על החיים שלי מחר.השלב הראשון הוא  אלימינציה והוא מסייע לנו להחליט על איזו משימה אנו יכולים לוותר.

    השלב השני, בו נעסוק בכתבה זו, הוא: אוטומטיזציה.השאלה שעומדת על הפרק היא: אם אני לא יכול לבטל משימה מסוימת, האם אני יכול להפוך אותה לאוטומטית? 

    ניקח, לדוגמה, את הניירת המצטברת שמגיעה אלינו בדואר (היום גם האלקטרוני). למי יש כוח להתעסק אִתה? רבים מניחים אותה בצד עד שהיא מעלה אבק וניגשים לטפל בה רק כשאין ברירה. כך קורה ששוכחים לשלם ביטוחים מסוימים בזמן, לקחת את הרכב לטסט השנתי, לתייק תעודת אחריות חשובה ואולי אפילו לשלם איזשהו קנס על חניה. התוצאה: תזכורות בדואר, התראות ובסופו של דבר גם תשלומי קנס נושאי ריבית. הוסיפו לכך את התסכול בחיפוש אחר ניירת שאבדה ברגע שבאמת צריכים אותה, כי "אני יודע שהנחתי אותה ליד המחשב לפני שבוע, אבל מישהו הזיז לי את זה".

    מה יקרה אם נכניס את העיסוק המאוס בניירת לאוטומט? אם נחליט להקדיש לה שעה קבועה חודשית (לדוגמה: בכל יום רביעי האחרון של החודש(? מהר מאוד נגלה שלא רק ש"ניקינו את השולחן", אלא אותה שעה מאפשרת לנו להביט קדימה על המרחב הכלכלי שלנו. נוכל לתכנן מראש את ההוצאות העתידיות, להחליט במה כדאי לנו להשקיע כסף שנוכחנו לדעת שהתפנה לנו (חופשה משפחתית נשמע טוב?) וכן הלאה. אותה שעה חודשית, שנכנסה למערכת ניהול הזמן האוטומטית שלנו, תהפוך להשקעה מניבה של זמן והכנסה.

    נשמע פשוט? נשמע יעיל? צאו לדרך וחִשבו אילו משימות בחייכם שאינכם יכולים לבטל אתם יכולים להפוך לקבועות ואוטומטיות. אנחנו למדנו על האוטומטיזציה דרך מכפילי הזמן, אותם אנשים בעלי כישרון מולד לייעול. מה יכול לעודד אתכם לפעול כמותם? אולי הידיעה שהדרך שבה עשירים חושבים על כסף היא בדיוק הדרך שבה מכפילי זמן חושבים על הזמן.

    לכתבה הקודמת בסדרה >>

    • אודות אימון מנהלים
    • אודות אימון מנהלים
      המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

      התכניות שלנו לאימון מנהלים