להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

לא כל משימה דורשת פניוּת מחשבתית ייחודית. אילו משימות נוכל להפוך לאוטומטיות ובכך להוריד אותן מרשימת המטלות שלנו?

המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן –

- כתבה שלישית בסדרה -

לכתבה הקודמת בסדרה >>

נתחיל בסיפור ישראלי אותנטי: בשנות הששים, במסגרת חיזוק הקשרים עם אפריקה, הגיע נציג ישראלי לכפר נידח וצפה בנשות הכפר משקות את ערוגות הירק. הנהר היה רחוק והנשים עלו וירדו במשך שעות עם דליים על ראשיהן. –איזו עבודה מפרכת ומיותרת– חשב הישראלי ושרטט בפני ראש הכפר בהתלהבות את תכניתו להנחת צינורות השקיה. לתדהמתו, סירב ראש הכפר להצעה. "למה?", שאל הנציג הישראלי המתוסכל. "זה ייתן להן יותר מדיי זמן לחשוב", הסביר ראש הכפר.

אוטומטיזציה הוא אחד המאפיינים הבולטים של התרבות המודרנית. למרות זאת, רובנו מרגישים שאין לנו זמן לנשום בין מטלות העבודה, המשפחה ו... החיים בכלל. המושג ניהול זמן, שנולד במחצית השנייה של המאה העשרים, התמקד ביעילות  כמדד לניהול מוצלח. בהמשך התווסף השיקול של סדרי עדיפויות,  אך שניהם גם יחד לא נותנים מענה שיאפשר לאדם הממוצע לתמרן בין כמות המשימות המצטברת.

רורי ויידן בחן התנהלות של מכפילי זמן (מולטיפליירים) - אנשים בעלי כישרון טבעי לניהול זמן, ומתוכו פיתח מודל חדש, המורכב מארבעה שלבים של טיפול במשימות. בכל שלב שאלת הבסיס צריכה להיות: כיצד הפעולה שלי היום תשפיע על החיים שלי מחר. השלב הראשון הוא  אלימינציה והוא מסייע לנו להחליט על איזו משימה אנו יכולים לוותר.

השלב השני, בו נעסוק בכתבה זו, הוא: אוטומטיזציה. השאלה שעומדת על הפרק היא: אם אני לא יכול לבטל משימה מסוימת, האם אני יכול להפוך אותה לאוטומטית? 

ניקח, לדוגמה, את הניירת המצטברת שמגיעה אלינו בדואר (היום גם האלקטרוני). למי יש כוח להתעסק אִתה? רבים מניחים אותה בצד עד שהיא מעלה אבק וניגשים לטפל בה רק כשאין ברירה. כך קורה ששוכחים לשלם ביטוחים מסוימים בזמן, לקחת את הרכב לטסט השנתי, לתייק תעודת אחריות חשובה ואולי אפילו לשלם איזשהו קנס על חניה. התוצאה: תזכורות בדואר, התראות ובסופו של דבר גם תשלומי קנס נושאי ריבית. הוסיפו לכך את התסכול בחיפוש אחר ניירת שאבדה ברגע שבאמת צריכים אותה, כי "אני יודע שהנחתי אותה ליד המחשב לפני שבוע, אבל מישהו הזיז לי את זה".

מה יקרה אם נכניס את העיסוק המאוס בניירת לאוטומט? אם נחליט להקדיש לה שעה קבועה חודשית (לדוגמה: בכל יום רביעי האחרון של החודש(? מהר מאוד נגלה שלא רק ש"ניקינו את השולחן", אלא אותה שעה מאפשרת לנו להביט קדימה על המרחב הכלכלי שלנו. נוכל לתכנן מראש את ההוצאות העתידיות, להחליט במה כדאי לנו להשקיע כסף שנוכחנו לדעת שהתפנה לנו (חופשה משפחתית נשמע טוב?) וכן הלאה. אותה שעה חודשית, שנכנסה למערכת ניהול הזמן האוטומטית שלנו, תהפוך להשקעה מניבה של זמן והכנסה.

נשמע פשוט? נשמע יעיל? צאו לדרך וחִשבו אילו משימות בחייכם שאינכם יכולים לבטל אתם יכולים להפוך לקבועות ואוטומטיות. אנחנו למדנו על האוטומטיזציה דרך מכפילי הזמן, אותם אנשים בעלי כישרון מולד לייעול. מה יכול לעודד אתכם לפעול כמותם? אולי הידיעה שהדרך שבה עשירים חושבים על כסף היא בדיוק הדרך שבה מכפילי זמן חושבים על הזמן.

לכתבה הקודמת בסדרה >>

  • אודות אימון מנהלים
  • אודות אימון מנהלים
    המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

    התכניות שלנו לאימון מנהלים