להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

להעביר משימות מ"ניוטרל" ל"אוטומט"

לא כל משימה דורשת פניוּת מחשבתית ייחודית. אילו משימות נוכל להפוך לאוטומטיות ובכך להוריד אותן מרשימת המטלות שלנו?

המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן –

- כתבה שלישית בסדרה -

לכתבה הקודמת בסדרה >>

נתחיל בסיפור ישראלי אותנטי: בשנות הששים, במסגרת חיזוק הקשרים עם אפריקה, הגיע נציג ישראלי לכפר נידח וצפה בנשות הכפר משקות את ערוגות הירק. הנהר היה רחוק והנשים עלו וירדו במשך שעות עם דליים על ראשיהן. –איזו עבודה מפרכת ומיותרת– חשב הישראלי ושרטט בפני ראש הכפר בהתלהבות את תכניתו להנחת צינורות השקיה. לתדהמתו, סירב ראש הכפר להצעה. "למה?", שאל הנציג הישראלי המתוסכל. "זה ייתן להן יותר מדיי זמן לחשוב", הסביר ראש הכפר.

אוטומטיזציה הוא אחד המאפיינים הבולטים של התרבות המודרנית. למרות זאת, רובנו מרגישים שאין לנו זמן לנשום בין מטלות העבודה, המשפחה ו... החיים בכלל. המושג ניהול זמן, שנולד במחצית השנייה של המאה העשרים, התמקד ביעילות  כמדד לניהול מוצלח. בהמשך התווסף השיקול של סדרי עדיפויות,  אך שניהם גם יחד לא נותנים מענה שיאפשר לאדם הממוצע לתמרן בין כמות המשימות המצטברת.

רורי ויידן בחן התנהלות של מכפילי זמן (מולטיפליירים) - אנשים בעלי כישרון טבעי לניהול זמן, ומתוכו פיתח מודל חדש, המורכב מארבעה שלבים של טיפול במשימות. בכל שלב שאלת הבסיס צריכה להיות: כיצד הפעולה שלי היום תשפיע על החיים שלי מחר. השלב הראשון הוא  אלימינציה והוא מסייע לנו להחליט על איזו משימה אנו יכולים לוותר.

השלב השני, בו נעסוק בכתבה זו, הוא: אוטומטיזציה. השאלה שעומדת על הפרק היא: אם אני לא יכול לבטל משימה מסוימת, האם אני יכול להפוך אותה לאוטומטית? 

ניקח, לדוגמה, את הניירת המצטברת שמגיעה אלינו בדואר (היום גם האלקטרוני). למי יש כוח להתעסק אִתה? רבים מניחים אותה בצד עד שהיא מעלה אבק וניגשים לטפל בה רק כשאין ברירה. כך קורה ששוכחים לשלם ביטוחים מסוימים בזמן, לקחת את הרכב לטסט השנתי, לתייק תעודת אחריות חשובה ואולי אפילו לשלם איזשהו קנס על חניה. התוצאה: תזכורות בדואר, התראות ובסופו של דבר גם תשלומי קנס נושאי ריבית. הוסיפו לכך את התסכול בחיפוש אחר ניירת שאבדה ברגע שבאמת צריכים אותה, כי "אני יודע שהנחתי אותה ליד המחשב לפני שבוע, אבל מישהו הזיז לי את זה".

מה יקרה אם נכניס את העיסוק המאוס בניירת לאוטומט? אם נחליט להקדיש לה שעה קבועה חודשית (לדוגמה: בכל יום רביעי האחרון של החודש(? מהר מאוד נגלה שלא רק ש"ניקינו את השולחן", אלא אותה שעה מאפשרת לנו להביט קדימה על המרחב הכלכלי שלנו. נוכל לתכנן מראש את ההוצאות העתידיות, להחליט במה כדאי לנו להשקיע כסף שנוכחנו לדעת שהתפנה לנו (חופשה משפחתית נשמע טוב?) וכן הלאה. אותה שעה חודשית, שנכנסה למערכת ניהול הזמן האוטומטית שלנו, תהפוך להשקעה מניבה של זמן והכנסה.

נשמע פשוט? נשמע יעיל? צאו לדרך וחִשבו אילו משימות בחייכם שאינכם יכולים לבטל אתם יכולים להפוך לקבועות ואוטומטיות. אנחנו למדנו על האוטומטיזציה דרך מכפילי הזמן, אותם אנשים בעלי כישרון מולד לייעול. מה יכול לעודד אתכם לפעול כמותם? אולי הידיעה שהדרך שבה עשירים חושבים על כסף היא בדיוק הדרך שבה מכפילי זמן חושבים על הזמן.

לכתבה הקודמת בסדרה >>

  • אודות אימון מנהלים
  • אודות אימון מנהלים
    המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

    התכניות שלנו לאימון מנהלים

להגיד "לא" ולא להתבייש

לא כל משימה דורשת טיפול. כיצד נסנן את המשימות שאפשר להתעלם מהן? הקריטריון הקובע: משימות שאנו לוקחים היום שישפרו את חיינו מחר.
המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן

- כתבה שנייה בסדרה -

(לצפייה במאמר מס' 1)

הנה תמונה להרהר בה: הבוס קורא לך למשרדו ומטיל עליך משימה חשובה. הוא מציין שבחר בך במיוחד מכל אנשי הצוות. זו מחמאה. הוא מבקש שהמשימה תהיה מוכנה תוך 24 שעות. הוא טופח על שכמך. במשרדך ממתינות לך אינספור משימות קודמות. האם תוכל לומר: "לא!" ?

נודה על האמת: רובנו לא היינו מסוגלים לעשות זאת. תערובת רגשות של: כבוד לסמכות, אי נעימות, רצון להוכיח יכולת, תקווה לקידום ועוד – יחצצו בינינו לבין הסירוב לקבל את המשימה.

לא כן מכפילי הזמן. אנשים אלו יודעים לסרב למשימות, אם וכאשר הן לא מתאימות להם.

בכתבה הקודמת ראינו כיצד שני המודלים לניהול זמן, שנולדו במחצית השנייה של המאה העשרים, לא עומדים בקצב. כלומר, הם אינם מספקים לנו את היכולת להתמודד עם אינספור המטלות שמציבים בפנינו החיים כיום.
רורי ויידן לוקח את המודלים הקודמים צעד ענק קדימה ומבהיר: בימינו אין עוד מקום למושג ניהול זמן. המושג החדש הוא ניהול עצמי, והוא לוקח בחשבון את המעורבות הרגשית באופן שבו אנו בוחרים לנהל את הזמן שברשותנו.

משנות השמונים התרגלנו למודל של סדרי עדיפויות, שלימד אותנו לדרג את המשימות שלפנינו לפי סדר החשיבות. המודל של ויידן, לעומת זאת, מציג ארבעה משתנים שיש לקחת בחשבון. המשתנה הראשון הוא: אלימינציה והשאלה הראשונה שעלינו לשאול את עצמנו היא: האם אני יכול לוותר על המשימה שלפניי?

כלומר, השאלה כאן היא לא מה לעשות, אלא: מה לא לעשות! ובמלים אחרות: האם אני יכול לבטל את המשימה שלפניי? האם שווה לי להתאמץ בשבילה?

זוהי הרשות להתעלם!

לפני שאתם רצים בשמחה למחוק סעיפים מרשימת המטלות שלכם, חשוב שתציבו שאלה מקדימה, שתסייע לכם בקבלת ההחלטה. שאלה זו תלווה אותנו לאורך כל המודל לניהול עצמי של ויידן.

השאלה היא: מה עליי לעשות היום שישפר את חיי מחר?

בהתייחס למשתנה האלימינציה עלינו להבין שככל שנגיד יותר לא היום, נוכל לייצר יותר זמן מחר. נשתדל לקחת החלטות שיסייעו לי לבנות עתיד טוב יותר ולהתעלם מהחלטות שלא ישנו או אולי אף יזיקו לעתיד המתוכנן.

זהו שינוי תפיסתי. רובנו מתמודדים עם אשמה בכל פעם שניצבת בפנינו משימה. רובנו מרגישים מחויבות תמידית להיענות בחיוב, וככל שמצטברות יותר ויותר משימות בחיינו אנו מעבירים אותם בניסיון די כושל לסרב. התוצאה היא שאנו מתנהלים כמו אוגר שרץ בגלגל או כמו להטוטן עם מאות כדורים נופלים.  

בדרך לבניית המודל שלו תחקר רורי ויידן אנשים שונים, אותם זיהה כמכפילי זמן. בדבריו על מרכיב האלימינציה הוא אומר כך: "מכפילי הזמן האירו את עיניי כאשר אמרו לי: אתה חייב להבין שכשאתה אומר כן לדבר אחד,  אתה תמיד אומר לא לאינספור דברים אחרים".

"זה", מדגיש ויידן, "שינה את חיי!"
נקווה שיאיר גם את חייכם.


  • אודות אימון מנהלים
  • אודות אימון מנהלים
    המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

    התכניות שלנו לאימון מנהלים

האוגר, הלהטוטן ומכפיל הזמן

המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן

מה ההבדל בין "ניהול זמן" ל"ניהול עצמי"? כיצד לדרג סדרי עדיפויות? האם באמת אפשר לנהל את הזמן שברשותנו בלי לרוץ אחוזי תזזית ממשימה למשימה? 

המדריך החדש לניהול זמן יעיל על פי תורתו של רורי ויידן

- כתבה ראשונה בסדרה -

תארו לעצמכם אוגר בגלגל: רץ ורץ ולא מגיע לשום מקום. הייתם רוצים להיות במקומו?

כעת תארו לעצמכם להטוטן עם כדורים: שניים, שלושה, ארבעה... עשרה. הייתם רוצים להיות במקומו?

ו...לחדשות הפחות נעימות: אם אתם קוראים כתבה זו, סביר להניח שאתם אחד מן השניים: אוגר בגלגל או להטוטן כדורים. כך, לפחות, אתם נראים בכל מה שנוגע לניהול הזמן שלכם.

אל תיעלבו. אתם לא לבד. רוב בני האדם כיום מנהלים את חייהם כאחוזי תזזית:  רצים ממשימה אחת לשנייה (מודל האוגר) או מג'נגלים כלהטוטנים את סדר היום שלהם בין המשימות. לא כי אין ברירה. פשוט, ככה לימדו אותנו אבותינו בכל מה שקשור לניהול זמן.

המושג "ניהול זמן" נולד בסוף שנות החמישים של המאה העשרים והיה בעצמו תולדה של מהפכת פסי הייצור של תחילת אותה מאה. מי שראה את סרטו המבריק של צ'רלי צ'פלין, "זמנים מודרניים",  ואת הרפתקאותיו האומללות על פס הייצור, יבין בוודאי את המשוואה.

שם המשחק בניהול זמן היה באותה תקופה: יעילות. כל דבר נמדד בזמנים והעובד המצטיין היה זה שהצליח להפיק את התוצרת במינימום זמן ובמקסימום יעילות. בסוף המחצית הראשונה של המאה שעברה הועתק המודל החד-ממדי הזה למסגרת החיים בעבודה ובבית כאחד.
התוצאה, כפי שאמרנו, הייתה אחת: אנשים רצו ממשימה למשימה ובכל זאת לא הספיקו את כל מה שהיה עליהם לעשות.

המודל הבא, הדו-ממדי, נולד בסוף שנות השמונים ואביו-מולידו הוא סטיבן קבי (Cavey), שלימד אותנו לנהל את הזמן שלנו לפי סדרי עדיפויות. כיום זה נשמע מובן מאליו: עורכים רשימת מטלות ואחר כך בוררים אותן לחשובות יותר וחשובות פחות.
כך קורה שמשימה 7 ברשימה המקורית עשויה להתקדם למשימה הראשונה, כי היא חשובה יותר או, לכל הפחות, דחופה יותר.

המודל הזה אמנם סיפק לאדם המודרני טכניקה יעילה יותר לניהול הזמן, ו...כן: המשימות החשובות ביותר זכו לתשומת הלב הראויה להן, אבל מה עם כל השאר? הללו הצטברו והצטברו והתוצאה הייתה שרוב בני האדם כיום מוצאים עצמם מלהטטים בין המשימות.
אנו מצוידים ביומנים דיגיטליים, תזכורות מצפצפות עצמן לדעת מהמחשב ומהטלפון הסלולרי ובכל זאת רובנו חיים בהרגשה שאנחנו לא מספיקים כלום. איך ייתכן?

הסיבה היא שאת הזמן אי אפשר לנהל. הוא מתקתק את עצמו בלי קשר לכמות המשימות שעומדות לפניכם. שם המשחק היום הוא ניהול עצמי והוא יאפשר לכם להיכנס למועדון האקסקלוסיבי של מכפילי הזמן.

יש אנשים שהם מכפילי זמן טבעיים. האחרים צריכים ללמוד איך לעשות זאת. בסדרת כתבות זו תלמדו את ארבע הדרכים לניהול עצמי נכון: האלימינציה (לדעת לומר לא), האוטומטיזציה, האצלת סמכויות ולבסוף – השהייה מכוונת. כל אלה יחדיו מהוות את הדרך החדשה לניהול עצמי נכון, בלי רגשות אשמה ובלי תחושת חנק. הללויה!

לכתבה הבאה בסדרה >>


  • אודות אימון מנהלים
  • אודות אימון מנהלים
    המטרה המרכזית שלנו באימון מנהלים היא לעזור למנהלים להגיע לביצועי שיא תוך ניהול זמן אפקטיבי. הדבר מתאפשר תוך שילוב יכולות המנהל וצורכי הארגון. אנו עובדים עם מנהלים בכל הדרגים: הנהלה בכירה, מנהלי ביניים ומנהלי צוותים

    התכניות שלנו לאימון מנהלים

בין מציאות לחלום | מאת טוני רובינס

בין מציאות לחלום  מהי הצלחה? כיצד מגשימים חלום? האם הגשמת חלום תביא לנו את האושר? טוני רובינס עושה לנו קצת סדר בראש

בין מציאות לחלום

מהי הצלחה? כיצד מגשימים חלום? האם הגשמת חלום תביא לנו את האושר? טוני רובינס עושה לנו קצת סדר בראש

מבוסס על הרצאתו של טוני רובינס: Your Mind is the Key to Your Success

כתבה ראשונה בסדרה

כמה פעמים בחיים החלטתם ש... תרדו במשקל, תשנו קריירה, תפסיקו לעשן או אולי רק תתחילו סוף-סוף לטפח את החצר המוזנחת שלכם לגן פורח? לא משנה מה הייתה אותה החלטה, העניין הוא שאם בסופו של דבר לא עשיתם אִתה כלום ונשארתם רק עם התסכול, יש לכם הרבה מה ללמוד על הגשמה עצמית. "להחלטה", אומר טוני רובינס, מאמן  אמריקאי בעל שם עולמי, "מגיעים מתוך תשוקה, לא מתוך ישיבה נינוחה בכורסה".

רוב בני האדם נעים בעולם כמו מכוניות על הכביש, במסלול אחד שבו עיקר הפעילות שלהם מתמקדת בגירוי ותגובה למצבים משתנים. מתוך המכונית הפרטית הזאת, אם נמשיך את המשל, הם מביטים בקנאה על אנשים שהצליחו להגשים את עצמם, "לחיות את החלום".

אך מה אם נאמר לכם שביֶדכם הכוח לא רק לבחור במסלול הרצוי לכם, אלא אף להתמיד בו ולהגיע להגשמה מלאה? האם לא הייתם אז נוטשים את הכורסה ועוברים לשלב שאחרי ההחלטה? בסדרת הכתבות שלפניכם נציג את תפיסתו של רובינס ביחס להגשמת חלומות או, לחילופין, התאמת החלום למציאות באופן שיגרום לכם לחוש שלמים, מסופקים ואפילו מאושרים במה שהשגתם.

"אנשים שואלים אותי: מה המשמעות של להיות מאושר?", אומר רובינס. "אני עונה להם: צמיחה, התקדמות. התקדמות גורמת לנו אושר. גם אם לא הגענו למימוש התשוקה שלנו, עצם הידיעה שאנחנו בדרך אליה, שאנחנו עושים צעדים כדי להגשים את התשוקה שלנו, זה כשלעצמו גורם לנו שמחה. ומצד שני, גם אם אנחנו בשיא הצלחתנו, אם אנחנו מפסיקים לצמוח, אם אין לנו עוד תשוקה שמניעה אותנו הלאה, אנחנו מתחילים למות מבפנים".

אם כן, החלטה שאנו פועלים להגשימה, נותנת לנו חיוניות, תקווה, תחושת אנרגיה של עשייה. רובינס מחלק את הדרך להגשמת שאיפה כלשהי, ולא משנה מאיזה תחום, לשלושה שלבים: הגעה להחלטה, קבלת מחויבות ופתרון.

הגעה להחלטה היא בעצם הצהרת כוונות: אני רוצה שזה יקרה! אך לא די בכך כדי שהדבר אכן יקרה.

השלב הבא הוא קבלת מחויבות. מחויבות אומרת שאעשה כל מה שנדרש כדי שהדבר שאליו אני שואף אכן יקרה. זה לא אומר רק להזיז הרים, לפעמים מדובר על פשוט להיות בעל מספיק כוח רצון כדי לקום מהכורסה אחרי יום עבודה מתיש ולשרטט תכנית עסקית, במקום לבהות בעוד משחק של האן.בי.איי.

אחרי החלטה ומחויבות מגיע השלב הלא פחות מכריע והוא שלב הפִּתְרון. לא מדובר על השלב שבו אתה מביט לאחור בגאווה ואומר: הנה, עשיתי זאת. מדובר על שלב שבו גם אם עדיין לא עשית שום פעולה פיזית לקראת השינוי, בתוך-תוכך אתה כבר שם. בשלב זה לא משנה מה יהיו המכשולים שיעמדו לפניך, אתה כבר תמצא את הפתרון. אם לא תצליח בדרך אחת, תמצא דרך אחרת, ואם גם כאן תיתקל במכשול תמצא דרך לעקוף, לטפס או אפילו לנפץ את המכשול. אתה תעשה הכול  כדי שמה שאתה רוצה שיקרה, אכן יקרה. זהו שלב הפתרון.

על פניו נראה המודל של רובינס פשוט להפליא ואם קראתם את הדברים עד כאן כל שעליכם לעשות הוא לשנס מותניים ולהכריז: אני מתחיל להגשים את עצמי. בפועל, זהו רק חלק מהתמונה. כדי להגיע להגשמה של חלום, כדי להגיע למיצוי עצמי, לסיפוק ואפילו לאושר, עלינו להיישיר מבט אל החלום ולשאול את עצמנו מה עומד מאחוריו ועד כמה יש הלימה בינו לבין מציאות חיינו.

על כך, בכתבה הבאה.

המשך לקרוא

לדעת שאתה נפלא

רוב בני האדם מרגישים שאינם ראויים לאהבה. חלק ניכר מהחלטותינו מלוות בקולות פנימיים, שמערערים את ביטחוננו. לקולות אלה אני קורא "מחבלים" וביניהם נמצא את השופט, השתלטן הקרבני והמשתמט. קולות אלה אינם חלק מאישיותנו והבשורה הטובה היא שברגע שזיהינו אותם, אנו יכולים לפעול במודע כדי להיפטר מהם.

כנגד המחבלים הפנימיים עומדת חוכמת "האֲני הפנימי" (sage), שנמצאת (פיסית) במוח הימני שלנו. אם הצלחתם לנטרל את קולם של המחבלים הפנימיים, מתפנה הדרך לחמישה כוחות חוכמה אדירים, ואלו הם:

[להכניס קישור לאימון מנהלים]

אמפתיה - החלק החכם שבך יודע שלהכות בעצמך, להפיל עצמך מטה, כשאתה כבר ממילא שם, זה פשוט לא שפוי. במקום זאת הוא מאפשר לך חמלה ואהדה עצמית.

החוקר והמגלה– אתה הופך לילד החוקר, מגלה העולמות, שמסייר ביער. אתה מרים כל אבן כי אתה חייב לגלות מה יש מתחתיה. נכשלת? לא נורא! זוהי רק הזדמנות להתרומם מחדש. אתה מרותק לגלות את כל הגורמים הקשורים לכישלון המיזם שלך. מה תגלה? כל אחד בהתאם למחבלים הפנימיים שלו. לדוגמה: שהיית עצבני מדיי או מתגונן מדיי.

החדשן היצירתי – אתה הופך לילד היצירתי על החוף, בונה ארמונות מחול מחדש. מאחר שהמוח האינטליגנטי החיובי שלך מחווט ליצירתיות, אתה יכול לקחת את כל הגילויים על הכישלונות במיזם שלך למציאת פתרון יצירתי חדש , שלא חשבת עליו קודם.

הסייר - במשך הזמן אתה יכול לסייר על ידי כך שתבחר כיוון ותעבור לפעולה נועזת, חסרת פחד. בתוך כך תצליח להישאר חיובי אפילו באמצע המשבר.

תוכלו לעשות את כל אלה רק אם יש לכם שרירי חוכמה חזקים. ממצאי מחקרים ב-MRI מראים שטכניקה אחת ליצור שרירי חוכמה חזקים היא להטות את תשומת הלב לתחושה פיזית אחת למשך עשר שניות, כמה פעמים בכל שעה.

זה מוביל לכמה המלצות מפתיעות. למשל, אם אתה רוצים לבצע טוב יותר את עבודתך, קח כמה נגיסות מתפוח עסיסי, מתפצח בפה. הבט לתוך עיניו של חברך ושים לב למאות הגוונים בהם או שתחבק את אהובתך בכל כך הרבה תשומת לב, עד שתחוש את הלמות לִבָּה.

הטכניקה הזאת נשמעת למרבה הפלא טובה מכדי להיות אמתית, עד שאתה בוחן את העדויות.

מחקרים מראים שאנשים שאימצו את כוחות החכמה הפנימית, הם לא רק שמחים יותר, אלא הביצועים שלהם בעבודה טובים יותר: קרוב ל-40% ביצועים טובים יותר במכירות וכ-33% תפקוד טוב יותר בעבודת צוות. 

כל אחד יכול ללמוד לחזק את שרירי החוכמה שלו.

לסיום אספר לכם אנקדוטה אישית קטנה:

ילדיי, טיסה וקיאן, אוהבים דגדוגים. המצאתי משחק דגדוגים עם קיאן שבו אני מדגדג אותו ומפסיק רק אם הוא נותן לי את התשובה הנכונה:

אני שואל: "למה אני אוהב אותך כל כך?"

והוא עונה: "לא יודע, אבא. למה אתה אוהב אותי כל כך?"

אני שואל: "האם זה בגלל שאתה יפה כל כך?"

"לא, אבא".

"כי אתה חכם כל כך?"

"לא, אבא".

וכך אנו ממשיכים, עד שלבסוף אני מעמיד פנים שאני מאוד מתוסכל ושואל: "אז למה, קיאן, למה אני אוהב אותך כל כך?"

והוא עונה: "אתה אוהב אותי כי אני זה אני!"

זה משום שאני – אני!

התשובה היפהפייה הזאת של האני האמִתי, המקורי, החוכמה החיובית.

ואני שואל: מה באשר אליכם? כיצד ייראו חייכם אם תצהירו שאתם נפלאים, תזהו את המחבלים הפנימיים ותגרשו אותם, תכירו בהיותכם נפלאים ותחזקו את כוחות החוכמה החיובית שבכם? כיצד ייראו חייכם ואיזו מתנה נפלאה תהיה זו לאהוביכם, לסביבתכם, לעולם?

זִכרו: אתם נפלאים, אנחנו נפלאים. האנושות נפלאה!